¿Cómo usar Microsoft Outlook sin morir en el intento?

 

A quienes usamos MICROSOFT OUTLOOK y recibimos muchos correos -a veces cientos- al día, nos ocurre seguido que la catarata de mails nos hace caer involuntariamente en errores (como por ejemplo ¡olvidar responder ese mail importantísimo del CEO de la empresa que tenemos atrasado!) .

Es verdad que cada vez parece más difícil además de atender el resto de tareas y disponer del tiempo suficiente para responder los mails que no cesan de llegar, ya que se abusa de la herramienta para mensajes en los cuales con una llamada telefónica bastaría.

Con gran cantidad de correos por leer, fácilmente podemos olvidar responder o leer los más prioritarios, o bien perdemos demasiado tiempo leyendo los que pueden esperar.

Una forma muy sencilla y rápida de poner la casa en orden, es usar la opción de organización mediante colores de Outlook.

De este modo podemos por ejemplo destacar los mails con una escala de colores que sea útil para nosotros y nos ayude a de un solo vistazo dar prioridad a nuestro Inbox.

Si trabajamos en una organización con muchos involucrados, siempre es más que práctico poder separar en grupos de lectura entre los emails de nuestros jefes o superiores, proveedores, compañeros de trabajo o personas de las cuales tenemos pendiente respuestas o tareas.

Por ejemplo, en mi caso prefije el color rojo para los correos recibidos de gerentes o directores de la empresa, el color azul para aquellos provenientes de mis compañeros de área de trabajo y verde para los de departamentos proveedores de servicios de quienes dependo diariamente para procesos.

Si bien también podemos marcar también personas específicas con un solo color si lo deseamos.

En las imágenes debajo dejo una guía de como es posible asignar colores a los mails recibidos o enviados a un correo en particular, o también (muy útil) con un procedimiento similar como destacar con un color los mails solo dirigidos a nuestra casilla.

Vamos a Herramientas / Organizar

Elegimos el color que deseamos asignar a los correos elegidos

Si solo deseamos sean marcados los recibidos o enviados a esa casilla

Ejemplo

Comparte este Goo:

¿Tiene contenido inapropiado?

Comparte este goo con un amigo: