Organización de eventos deportivos

Tanto la organización de eventos deportivos como la gestión de proyectos requieren un
gran trabajo en el que hay que tener en cuenta multitud de factores que deben haberse planificado de antemano. Para abarcar todos los detalles de manera organizada, podemos partir dividiendo el trabajo en dos grandes grupos, a saber: fases del evento y áreas de actuación. Y a partir de ahí, seguir con cada uno de los aspectos importantes de cada grupo.

Para organizar el evento con éxito, es importante dividir el trabajo en fases, una buena distribución de estas fases sería:

0. Fase previa o preliminar
En la que se elabora un informe y se prepara una campaña para obtener apoyo. Se realiza una búsqueda, recogida de datos y posterior análisis de la situación, se mantienen conversaciones y reuniones con los diferentes implicados, y se prepara y se confecciona un dossier con toda la información que pudiera resultar de utilidad.

1.Primera fase
Sería la de definición y diseño de las característica del evento, se corresponde con la elaboración del plan estratégico. Es en este momento cuando se formulan y se fijan los objetivos, y también las restricciones. Empieza también la primera configuración del evento: duración, lugar, características técnicas, recursos humanos, clientes, viabilidad.
Las actuaciones que podemos resaltar en esta fase son la elaboración de memoria inicial del evento, el estudio de viabilidad del proyecto y de condicionantes técnicos y financieros, la discusión y reajuste y la campaña de difusión del evento...

2. Segunda fase
Se trata de diseñar la estructura del evento y la programación. Es la etapa más importante y corresponde a las actuaciones del plan estructural y plan operativo. En esta fase, estableceremos el organigrama funcional y diseñaremos la estructura organizativa del evento, definiremos las diferentes áreas del evento que dependerán de las necesidades, de las características técnicas del acontecimiento deportivo y de las características organizativas de la empresa. Realizaremos también un plan de acción con cuatro dimensiones (tareas, tiempo, dinero y recursos humanos y materiales).

3.Tercera fase
Es la fase de ejecución y celebración de evento, desarrollaremos el proyecto propiamente dicho y se ejecutarán todas las tareas previstas, en esta fase es muy importante, la
coordinación de áreas, actividades y recursos y se debe realizar un seguimiento y control desde cada una de ellas por los responsables respectivos.

4. Cuarta fase
Es la fase de evaluación de todos y cada uno de los niveles el organizativo, el social, el político y el deportivo. Se elabora una memoria del evento, recogiendo, datos, encuestas, notas de prensa, informes, estadísticas y análisis de resultados y se liquidan
todos los capítulos abiertos(facturas, contratos, adjudicaciones, inventarios...)y se disuelven todos los comités.

Por otro lado ,es interesante mencionar las diferentes áreas que intervienen en la organización de un evento, que difieren según el tipo evento deportivo y sus características:

El área de marketing, cuyas misiones principales son la venta del evento y sus productos, el diseño y producción de la campaña publicitaria, diseño de logotipos, edición de publicaciones, folletos y publicidad.
El área económica y de administración encargada de todos los presupuestos, recursos humanos, acreditaciones, asesoría jurídica, permisos, seguros, finanzas.
El área logística responsable de las infraestructuras, transporte, seguridad, asistencia médica, alojamientos...
Otras áreas necesarias son el área de tecnología de la comunicación, y el área de protocolo.

Estos son de una manera resumida, los pasos a seguir en la organización de un evento deportivo. Pero no olvidemos que hay diversos factores que condicionarán la correcta ejecución del diseño y de la dirección del mismo: apoyo de representación pública, el interés de las marcas por nuestro evento, el alcance mediático y otros factores.

Evento

Estadio

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