Las compañías están sufriendo la necesidad de disponer de un adecuado sistema de gestión documental

En esta época cada vez más, las compañías están sufriendo la necesidad de disponer de un adecuado sistema de gestión documental, debido en gran medida, a la enorme cantidad de datos que emplean y crean diariamente. Por ese motivo, las grandes empresas dispongan de un adecuado y eficaz sistema de gestión documental, capaz de manejarla de una manera eficaz y sin fallos, se ha convertido en algo de vital importancia.

La necesidad de usar un buen sistema de gestión documental no se puede negar. Sin embargo, el método de selección y adquisición de este programa sin duda no es algo simple y necesita de un análisis muy minucioso de todas y cada una de las necesidades existentes de la compañía y, aunque haga falta algo de tiempo esta decisión, el obtener una muy cuidada valoración de lo que la empresa necesita de ese software de gestión documental a adquirir, así como realizar una verificación de las numerosas opciones que podemos encontrar y lo que cada una de ellas entrega, son de vital importancia para tener la posibilidad de afinar la selección sin miedo a cometer un error.

Elementos a tener en cuenta al comprar un software de gestión documental

Ser más eficientes y competitivos, a la vez que ahorramos tiempo , son razones, más que suficientes, para obtener un buen sistema de gestión documental. Bastantes son los elementos a considerar: seguridad, facilidad, confiabilidad, agilidad,..., pero por sobre todos ellos, podríamos destacar los siguientes:

Flexibilidad y crecimiento: son dos de los factores más valorados de cara a la disyuntiva. El software de gestión documental a conseguir debe tener la capacidad de adaptarse a los requerimientos de cada empresa y, a su vez, adaptarse a un potencial crecimiento de la compañía.

Integración: el software de gestión documental necesita ser completamente compatible con la infraestructura que hay en la organización y la integración con sus aplicaciones ha de efectuarse de la manera más sencilla y manejable que sea posible. de igual modo, tiene que ser accesible desde otras herramientas y aplicaciones como gestores de correo electrónico, gestores de fax, browsers de Internet, etc.

Fácil de aprender, aprendizaje y uso: En primera instancia se debe estar conscientes que un proyecto o software de gestión documental está en el núcleo del sistema de nuestras aplicaciones de negocio. Es muy común que los usuarios se resistan a empezar a utilizar nuevos sistemas, y como resumen no da todo el valor que podría en la mejora de los procesos de negocio. Por ese motivo es primordial que |el software sea muy fácil de utilizar y con una interfaz gráfica sencilla, amigable y armónica, que no resulte complicada de usar. Adicionalmente el proveedor del programa debe disponer de un área de educación y consultoría que acompañe al proyecto de puesta en marcha del mismo.

Potencia de almacenamiento: facilitará gestionar de forma competente la cantidad de información que la organización utiliza diariamente. Por esta razón, y debido al volumen de documentación con el que se trabaja hoy en día, es muy importante la

Eficiencia y rendimiento en la gestión de la documentación: acceso inmediato, alta velocidad en las búsquedas, distribución eficiente entre los usuarios, clasificación de la documentación “inteligente”, digitalización de los archivos en papel, capacidad de hacer consultas de forma rápida y sencilla, acceso fácil y recuperación, etc.

Sistema de respaldo: seguro y fiable. Cuando se habla de la seguridad de los datos y dada la gran cantidad de archivos que se emplean en la actualidad, nunca se es demasiado precavido.

Finalmente, servicio Técnico: lo más importante y fundamental. Imprescindible desde el momento de su adquisición. Disponibilidad de un grupo de especialistas que ofrezcan rapidez de respuesta, así como disponibilidad 24/7, es un factor muy relevante al momento de decidirse por la adquisición de un software de gestión documental . En definitiva, la tarea de elegir un software de gestión documental correcto para su organización es algo que no se puede subestimar, debido a la cantidad de elementos que son necesarios tener en cuenta. Su compra permitirá facilitar el trabajo y economizar los costes de la institución.

En esta época cada vez más, las compañías están sufriendo la necesidad de disponer de un adecuado sistema de gestión documental, debido en gran medida, a la enorme cantidad de datos que emplean y crean diariamente. Por ese motivo, las grandes empresas dispongan de un adecuado y eficaz sistema de gestión documental, capaz de manejarla de una manera eficaz y sin fallos, se ha convertido en algo de vital importancia.

La necesidad de usar un buen sistema de gestión documental no se puede negar. Sin embargo, el método de selección y adquisición de este programa sin duda no es algo simple y necesita de un análisis muy minucioso de todas y cada una de las necesidades existentes de la compañía y, aunque haga falta algo de tiempo esta decisión, el obtener una muy cuidada valoración de lo que la empresa necesita de ese software de gestión documental a adquirir, así como realizar una verificación de las numerosas opciones que podemos encontrar y lo que cada una de ellas entrega, son de vital importancia para tener la posibilidad de afinar la selección sin miedo a cometer un error.

Elementos a tener en cuenta al comprar un software de gestión documental

Ser más eficientes y competitivos, a la vez que ahorramos tiempo , son razones, más que suficientes, para obtener un buen sistema de gestión documental. Bastantes son los elementos a considerar: seguridad, facilidad, confiabilidad, agilidad,..., pero por sobre todos ellos, podríamos destacar los siguientes:

Flexibilidad y crecimiento: son dos de los factores más valorados de cara a la disyuntiva. El software de gestión documental a conseguir debe tener la capacidad de adaptarse a los requerimientos de cada empresa y, a su vez, adaptarse a un potencial crecimiento de la compañía.

Integración: el software de gestión documental necesita ser completamente compatible con la infraestructura que hay en la organización y la integración con sus aplicaciones ha de efectuarse de la manera más sencilla y manejable que sea posible. de igual modo, tiene que ser accesible desde otras herramientas y aplicaciones como gestores de correo electrónico, gestores de fax, browsers de Internet, etc.

Fácil de aprender, aprendizaje y uso: En primera instancia se debe estar conscientes que un proyecto o software de gestión documental está en el núcleo del sistema de nuestras aplicaciones de negocio. Es muy común que los usuarios se resistan a empezar a utilizar nuevos sistemas, y como resumen no da todo el valor que podría en la mejora de los procesos de negocio. Por ese motivo es primordial que |el software sea muy fácil de utilizar y con una interfaz gráfica sencilla, amigable y armónica, que no resulte complicada de usar. Adicionalmente el proveedor del programa debe disponer de un área de educación y consultoría que acompañe al proyecto de puesta en marcha del mismo.

Potencia de almacenamiento: facilitará gestionar de forma competente la cantidad de información que la organización utiliza diariamente. Por esta razón, y debido al volumen de documentación con el que se trabaja hoy en día, es muy importante la

Eficiencia y rendimiento en la gestión de la documentación: acceso inmediato, alta velocidad en las búsquedas, distribución eficiente entre los usuarios, clasificación de la documentación “inteligente”, digitalización de los archivos en papel, capacidad de hacer consultas de forma rápida y sencilla, acceso fácil y recuperación, etc.

Sistema de respaldo: seguro y fiable. Cuando se habla de la seguridad de los datos y dada la gran cantidad de archivos que se emplean en la actualidad, nunca se es demasiado precavido.

Finalmente, servicio Técnico: lo más importante y fundamental. Imprescindible desde el momento de su adquisición. Disponibilidad de un grupo de especialistas que ofrezcan rapidez de respuesta, así como disponibilidad 24/7, es un factor muy relevante al momento de decidirse por la adquisición de un software de gestión documental . En definitiva, la tarea de elegir un software de gestión documental correcto para su organización es algo que no se puede subestimar, debido a la cantidad de elementos que son necesarios tener en cuenta. Su compra permitirá facilitar el trabajo y economizar los costes de la institución.

André Klein
Consultor Freelance para DocPath
http://www.docpath.com
Inhttp://www.docpath.com/novación en software documental

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